Ceci est une adaptation Francaise de la page Organizing DrupalCamps sur Drupal.org

Qu'est-ce qu'un DrupalCamp et que pouvez vous en attendre?

Un camp est un événement d'un ou deux jours qui, en un seul endroit, se concentre sur de nombreux aspects de Drupal. Son objectif est le partage des connaissances au sein de la communauté. Vous réunissez la communauté pour favoriser une émulation de groupe.
Le terme «Camp» vient de « Barcamp », qui est une conférence informelle se déroulant dans un bar. Ce n'est pas un endroit chic. La tenue des camps est basique. Ils ont besoin d'un peu d'organisation, mais, en général, il est assez facile de gérer un camp.

En général, un camp est l'extension d'un meetup. Vous aurez du mal à tenir un camp efficace à moins que vous ayez un meetup fort qui se déroule déjà dans votre ville.

Lieu / locaux

Cherchez un espace mis gracieusement à votre disposition.
Voici certaines options qui ont bien fonctionné : Une Université, Une bibliothèque, le bureau d'une entreprise dont vous disposez pour le week-end.

L'important est de disposer d'une pièce principale qui puisse accueillir toutes les personnes qui sont attendues au camp, plus des salles de réunion pour petits groupes.

En général, vous aurez besoin de deux à quatre pièces pour les séances. Prenez le nombre de participants que vous attendez et diviserle  par vingt et vous aurez une bonne estimation du nombre de salles dont vous aurez besoin.

Sessions et ordre du jour

Les sujets que vous choisirrez doivent refléter les intérêts de vos participants. Exemples de sujets possibles: théme, développement de modules, Panels, Views.

Les sessions sont souvent sélectionnés le jour même, mais il est utile d'avoir échangé  à l'avance avec quelques personnes et confirmer qu'elles seront disponibles pour présenter les sujets souhaités. Parfois, les sessions sont sélectionnées à l'avance, par exemple à travers un forum en ligne où les gens proposent des sujets et les organisateurs programme les intervenants.

L'exemple d'un Camp à New York.

Nous commençons le camp autour de 10 h.

Entre 10h et 11h, nous avons 150 personnes dans une salle et nous suggérons des choses dont on souhaite parler ou que que l'on souhaite présenter.

Nous faisons une grille avec du ruban adhésif : Les salles à gauche, les dates et heures au dessus. Quatre salles avec cinq séances dans chacune par jour, cela  fait vingt sessions. Nous demandons aux gens d'écrire leurs sessions et de la coller dans la grille sur le mur.

En une heure, nous avons toutes les sessions décidées. Nous ne programmons pas les sujets par avance sur un forum, mais le jour même et cela fonctionne très bien.

 Les séances durent de 10 h à17 h,  puis de 17h à 20h,  nous allons au bar.

Matériels et fournitures

Pour la camp lui-même, de quoi avons nous besoin ?

  • étiquettes de nom, stylos (sauf si vous avez imprimé les étiquettes de nom)
  • ruban de masquage.
  • planchette à pince
  • tableau à papier
  • chaises
  • tableaux blancs pour écrire

Si vous êtes dans une région du monde où beaucoup de gens ont des ordinateurs portables, le wifi est essentiel.
Un projecteur est utile. Des salles de classe sont donc tres adaptées

Logistique

Il est utile de distribuer des étiquettes de noms lorsque les gens s'inscrivent.
Vous pouvez leur suggérer d'indiquer leurs domaines d'intérêt. Par exemple. Views, audio, wiki.
Vous pouvez également avoir une liste sur laquelle les gens cochent des sujets tels que : themeur, developeur, consultant.
En bref il s'agit de trouvez un moyen d'indiquer les centres d'intérêt de chacun afin de pouvoir se connecter avec les autres personnes.
Ayez une feuille pour enregistrer et garder une trace des sessions, qui fait quoi, quand arrive la nourriture, qui va nettoyer ...

Gardez les coûts bas. Vous n'organisez pas une grande conférence. Si vous gardez les coûts bas, les camps peuvent devenir durables. Une série de camps durables est beaucoup mieux qu'un grand  gala. Gardez l'entrée gratuite si vous le pouvez.
Les camps sont généralement des événements gratuits mis sur pied par la communauté. Les participants entrent gratuitement.

Comment?

La clé est de trouver des dons, de nourriture, d'espace ...
Recherchez ces ressources dans votre communauté.

Nourrir les participants aide vraiment. Cela unifie les gens. S'ils doivent aller dans un restaurant  pour acheter leur propre nourriture, ils vont se disperser. Ils vont avoir besoin de partir pendant deux à trois heures. La nourriture sur place aide a garder les gens ensemble et maintient les conversations à flot.
Trouver un sponsor, demandez-leur de payer pour la nourriture. Red Bull, par exemple fait souvent des dons. Il suffit de demander.

La manière la plus facile de gérer les dépenses est de ne pas les gérer. Si vous avez à payer pour un lieu, cherchez un sponsor pour payer directement. Si vous avez un sponsor pour la nourriture,  amenez le à acheter la nourriture directement. Essayez de ne pas gérer l'argent. Cela vous rendra la vie beaucoup plus facile. Idem pour les etiquettes et les autocollants.

BadCamp à San Francisco, des camps à New York et beaucoup en Europe ont été mis sur pied pour presque rien.

Post-production et gestion de la marque

Après tous les efforts investis dans votre événement impressionnant, faites le savoir au monde. Vérifiez la liste suivante  :

- Nous avons accumulés beaucoup de vidéos impressionnantes et de photographies et les avons partagé avec le monde
- Nous avons écouté les commentaires des participants et avons écrit un beau compte rendu de l'événement.
- Nous avons fait une enquête et partagé ses statistiques
- Nous avons invités les participants à tweeter, a commenter et à blogger sur l'événement.

De cette façon, vous aider les gens à se souvenir de votre événement et à partager leur expérience. En plus, beaucoup de ceux qui n'y ont pas assisté, envisagerons de participer, la prochaine fois, à cause de tous les trucs cool qu'ils ont ratés.

Commentaires

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Pour le Camp d'été Ekomundi, nous avons suivi la plupart des propositions de fonctionnement évoquées, comme par exemple :

  • De grandes salles permettent à l'ensemble du groupe de se réunir, de plus petites à de petits groupes.
  • Des repas et des hébergements sont proposés sur place pour éviter la dispersion, à des coûts avantageux.
  • En recherchant des partenaires nous espérons rendre le camp gratuit pour le plus grand nombre
  • Les inscriptions et propositions sont possibles en lignes et aussi physiquement au début de chaque session.

Mais avons proposé d'innover sur d'autres aspects :

  • Il n'y a ps eu de meetup préalable sur ce lieu.
  • Le lieu est rural
  • Ce camp d'été est comme une juxtaposition de petit camps de deux jours ou plus, il se succèdent mais n'ont pas forcement les mêmes participants.

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